Успеть все!
Годовой отчет не закончен, ребенок уже час ждет вас в детсаду, муж негодует: снова опаздываете, а ведь он заехал за вами ровно в шесть! Ну почему одни играючи успевают все, а вы вертитесь как белка в колесе, но по-прежнему в цейтноте? Вся премудрость в умении управлять собственным временем — тайм-менеджменте. Ему готовы научить вас наши эксперты.
Европейцы и арабы
Вы пришли на деловую встречу на полчаса раньше, а партнер непозволительно опоздал. Не спешите обвинять человека в разгильдяйстве: просто вы существуете в разных системах времени. Таких людей психологи условно делят на европейцев и арабов. Европеец — образец пунктуальности: он вовремя закончит работу и минута в минуту придет на свидание. Этот тип мышления хорош для бизнесменов и стратегов. Одно плохо — отдых европейцев тоже расписан по минутам, расслабиться им крайне трудно. Европеец никогда не поймет араба: тот способен опоздать на деловую встречу, потому что по дороге засмотрелся на политический плакат и задумался о судьбах мира. Зато отдыхать такой человек мастер. Арабы — отличные креативщики, но рассчитывать на них в делах, требующих точности, — бесполезно. Что же делать, если вы — араб, а ваш партнер — европеец? Договариваться, конечно! Араб генерирует идеи, европеец планирует их реализацию. Возьмите друг у друга лучшее: пусть араб перед важной встречей оставляет себе 1/2 часа запаса, а европеец перестанет считать каждую минуту на отдыхе.
А еще в психологии есть такое понятие, как раппорт — отношения, отличающиеся гармонией, пониманием, обоюдным доверием и готовностью следовать за другим человеком. Умение перестраиваться с одного ритма на другой здорово поможет вам за границей. Например, жители Франции или Германии склонны организовывать время «по-европейски», а восточные страны — «по-арабски».
Линия времени
Мы все существуем вроде бы в одном и том же времени. Но психологи говорят, что это не так. В линии времени человек подсознательно выбирает самый комфортный для себя период — настоящее, прошлое или будущее. Что это значит?
Человек настоящего живет одним днем — здесь и сейчас. «С удовольствием» наступит на одни и те же грабли.
Плюс. Никто так не умеет радоваться жизни, как он, всегда в хорошем настроении, отличный генератор идей, мыслитель, душа коллектива.
Минус. О будущем задумывается мало, из ошибок прошлого выводов не делает, стратег никудышный: может забыть о важном деле или не явиться на встречу (что-то схожее с арабами).
Человек прошлого. Для него важны только былые победы, любимая фраза «Были же времена!».
Плюс. Умеет извлекать опыт из прошлого, его консультации бывают очень полезными.
Минус. Не ценит собственных достижений, из-за этого может не закончить фундаментальный труд, решив, что в прошлом он был куда гениальнее.
Человек будущего. Его девиз «Себе ничего — все для детей!».
Плюс. Великолепный стратег, планировщик. С таким и в поход не страшно, и в новый проект. Благодаря своему грандиозному видению будущего часто успешен в карьере.
Минус. На момент достижения цели она для него уже не актуальна — человек грезит новым проектом. Чаще, чем другим, ему грозит синдром профессионального выгорания — разочарования в профессии. Не умеет учиться на чьем-то опыте, 10 раз изобретая велосипед.
Психологи рекомендуют помнить об этих особенностях восприятия времени. Жить в настоящем, когда вам хорошо, из прошлого извлекать уроки для новых достижений, а будущее использовать, чтобы строить новые планы и укреплять свою уверенность в будущем.
Деловой квадрат
Умению успевать как можно больше за самый короткий срок можно научиться. «Вечером я расписываю свои дела на завтра, — рассказывает Николай Вовченко. — Утром эта схема автоматически откладывается в голове. Многие же, стремясь рационально организовать время, ведут карты памяти — компьютерные программы с напоминалками, где все дела расписаны по часам и степени важности на день, месяц, год вперед».
Как оптимально распланировать свои дела?
Нарисуйте квадрат и разделите его на 4 части. В первую клеточку впишите дела важные и срочные (с 8.00 до 9.00 я должен написать статью) — их решайте в первую очередь. Во вторую — не столь важные, но срочные (сдать отчеты, оформить бумаги). В третью — важные, но не срочные (подобрать новый материал для диссертации). В четвертую — не важные и не срочные (упорядочить записи в блокноте). Решайте их в порядке нумерации клеток. Дела распределяете так, чтобы успеть за 8-часовой рабочий день или за то время, которое вы отведете для выполнения запланированного.
Система сэкономит ваше время: решая важные и срочные задачи, вы попутно справитесь и с другими. Например: едете оформлять срочный контракт с заказчиком (важно и срочно), а по дороге заезжаете в банк и подписываете декларации (несрочное дело), не выделяя на это отдельного времени. Чистой экономии 3 часа. В основу такого распределения времени положен принцип Дуайта Эйзенхауэра, он прославился умением сортировать свои дела только по двум критериям — важно и срочно. Наверное, благодаря этой способности в числе прочих достоинств он избирался президентом Америки на два срока подряд.
Советы тайм-менеджмента
Записывайте идеи, которые приходят в голову в течение дня. Просматривая эти записи вечером, вы можете найти решения запланированных задач.
Задавайте себе вопрос Роберта Кийосаки (известный психолог, автор ряда популярных книг по эффективной организации времени): «Как сейчас можно использовать время с наибольшей выгодой?». Задавайте его себе до тех пор, пока не примите решение. Со временем это превратится в привычку, и за день вы будете успевать вдвое больше, чем раньше, избегая при этом бесполезных занятий.
Переведите время в деньги. Всякий раз, когда тратите время впустую, мысленно переводите минуты в доллары. Каковы ваши потери?
Заведите внутренний хронометр. Отвели себе 40 минут на выполнение задачи — и бросили взгляд на часы только когда время, по-вашему, истекло. Вам будет гораздо легче планировать цели.
Развивайте скорость. За 3 часа вы успеваете оформить три пакета документов, а сегодня сделайте столько же, но 10 минут оставьте на кофе. Так вы привыкнете быстрее делать одну и ту же работу.
Хвалите себя. И даже делайте презентики за выполненную задачу. Это мотивация все делать вовремя и качественно.
Правильно формулируйте цель. Замените слово «попытаюсь» на «сделаю», а «проблема» на «задача». Этим вы уберете психологический барьер и дадите себе простор для творческих решений.
Дерзайте! Формирование этих новых привычек откроет новые возможности и сэкономит ваше время для чего-то более важного!
Эксперты — Людмила ЧЕРНЕНКО и Николай ВОВЧЕНКО,
Коучи, M.A.NLP, Certified Trainer of NLP, тренеры Украинской Академии Тренинга.
Журналист: Светлана Шмуратова
